Гугл документы это. Обзор возможностей

Гугл документы это бесплатный онлайн сервис, являющийся аналогом офисных программ «Майкрософт», в котором можно также создавать, редактировать текстовые файлы, таблицы Excel, презентации и опросы.

Многие пользователи по достоинству оценили все возможности этого виртуального помощника, который заменил им программы Microsoft Office.

Из данной статьи вы узнаете об основных преимуществах использования сервиса Google Doc с самого начала.

Вход в Гугл документы

Вход в сервис Гугл Документы возможен только через авторизацию по почтовому ящику в Gmail.

Поэтому для начала использования Google Docs необходимо иметь почтовый ящик в Gmail или завести его.

После входа в сервис будет представлена возможность пройти краткий экскурс по его функционалу, который более подробно описан в данной статье ниже.

Важно!

Работать в сервисе Гугл Докс необходимо именно в браузере Chrome. В других браузерах функциональные возможности значительно урезаны.

Меню Google Docs

Меню Гугл Докс находится в левом верхнем углу в виде трех горизонтальных полосок.

Через меню можно перейти к созданию нового документа любого имеющегося формата, произвести необходимые настройки, обратиться к справочной информации по сервису, оставить свой отзыв или зайти на Гугл Диск.

При необходимости на Гугл Диск можно загружать документы форматов Microsoft Office и редактировать их в онлайн режиме.

Шаблоны Гугл документов

Для удобства работы сервис предоставляет возможность выбрать подходящий шаблон, на основе которого можно создавать свои документы.

Шаблоны для текстовых документов

Текстовые файлы – наиболее часто используют в работе специалисты любой сферы деятельности.

В Google Docs по умолчанию имеются следующие шаблоны:

• резюме;
• письмо;
• проектное предложение;
• брошюру;
• доклад;
• план совещания;
• рецепты;
• рассылку;
• план урока.

Также можно создавать любую статью без шаблона и настраивать все необходимые параметры на свое усмотрение.

В работе с текстовым документом доступны все необходимые команды по аналогии с программой Word, например такие как:

• вставка изображения;
• вставка ссылки;
• вставка таблицы;
• выравнивание;
• список;
• шрифт;
• размер, цвет шрифта и др.

Функциональные возможности онлайн-сервиса позволяют создавать любые тексты и статьи также как и в программе «Ворд».

Созданные файлы можно скачать в формате DOCX и открывать их на компьютере в программе «Microsoft Word», также можно их скачивать в других форматах, указанных на скриншоте.

Шаблоны таблиц

С таблицами, как правило, большинство пользователей работает гораздо реже, но и здесь имеются свои шаблоны.

• список дел;
• годовой семейный бюджет;
• месячный бюджет;
• календарь;
• список дел;
• ежедневник;
• план поездки;
• планировщик свадьбы;
• состав команды;
• сравнительная таблица (плюсы и минусы);
• счет;
• табель учета рабочего времени;
• финансовый отчет;
• заказ на поставку и др.

Использование готовых шаблонов намного упрощает работу с таблицами, в которых уже встроены необходимые формулы.

Созданные таблицы можно скачивать в формате XLSX и открывать на компьютере в программе «Microsoft Excel», также доступны другие форматы для скачивания.

Шаблоны презентаций

В Гугл документах также имеются готовые шаблоны презентаций, которые предназначены для определенных тематик, таких как:

• фотоальбом;
• свадьба;
• книга рецептов;
• портфолио;
• лукбук;
• приглашение на праздник;
• проектное предложение;
• план урока;
• словарные карточки и др.

Созданные презентации можно сохранить в формате Microsoft PowerPoint (.pptx) и любом другом (см. скриншот).

Панель инструментов для редактирования презентаций имеет много возможностей, которые можно сравнить с программой Microsoft PowerPoint, что позволяет создавать практически любые желаемые документы в этом формате.

Шаблоны форм

Шаблоны форм можно использовать в различных ситуациях от личных до профессиональных, например, пользователю гораздо удобнее заполнять бриф созданные именно в Google Forms.

Эти формы легко создавать, они интуитивно понятные, их не нужно скачивать к себе на компьютер, и они абсолютно бесплатны.

Здесь есть такие шаблоны как:

• контактная информация;
• время встречи;
• приглашение на вечеринку;
• заказ товара;
• регистрация на мероприятие;
• отзыв о мероприятии;
• форма заказа;
• заказ работ;
• отзыв клиента;
• анкеты;
• тестирование;
• оценка курса и др.

Готовые шаблоны очень помогают организовать работу в Интернете, получить обратную связь от подписчиков, клиентов.

Также Гугл формы можно использовать для сбора контактных данных посетителей сайта.

Сохранение документов

Гугл документы это виртуальный офис, доступ к которому возможен с любого устройства, имеющего выход в Интернет.

Все созданные файлы в Google Docs находятся в виртуальном пространстве на Гугл Диске, называемом «Облако», это дает возможность работать с ними в любое удобное время.

Каждый документ и каждое исправление сразу сохраняется в автоматическом режиме.

В Google Docs не требуется делать лишних движений для сохранности документа, и можно не беспокоиться за сохранение изменений.

Все ранее созданные документы в аккаунте можно просмотреть, нажав на иконку в виде папки, расположенную в правом нижнем углу.

Когда файлов в аккаунте слишком много становится затруднительно найти нужный, на этот случай для удобства имеется строка поиска файлов, в которую нужно вводить название искомого документа.

ПРИМЕЧАНИЕ:

Все файлы необходимо называть максимально понятным именем, это в дальнейшем позволит легко их найти.

Доступ к файлам на Гугл Докс

Доступ к каждому файлу, расположенному на Гугл Докс можно настроить в зависимости от потребностей.

Так можно сделать доступ к Гугл документам для:

1. просмотра;
2. комментирования;
3. редактирования.

Доступ к файлам возможно настроить по следующим критериям:

• к отдельному файлу;
• к папке, в которой несколько файлов;
• открытый (для всех);
• только избранным пользователям;
• только для просмотра;
• для просмотра и редактирования;
• для совместной работы.

Настройки доступа позволяют работать совместно с подчиненными, коллегами, партнерами, заказчиками и т.п.

При необходимости в документе можно оставлять комментарии, замечания и делать любые пометки, адресованные другому человеку, чтобы он произвел какие-то исправления или доработки.

Это очень облегчает процесс взаимодействия, и сокращает время на работу с документами, т.к. не требуется созваниваться, вести переписку, объяснять, что, где и как исправить.
Все необходимое можно сразу указать непосредственно в самом документе.

Голосовой ввод текста

В Гугл Докс есть возможность надиктовать текст через звукозаписывающее устройство, для этого достаточно настроить микрофон и включить функцию «Голосовой ввод».

Алгоритмы сервиса отлично справляются с фиксацией всех букв, слов, если необходимо в тексте поставить знак препинания, то его необходимо озвучить: «запятая», «точка», «тире» и т.п.

По сути это электронный наборщик текста, точно выполняющий все команды, качество и быстрота работы которого зависит только о скорости соединения с Интернетом, и четкости дикции человека, диктующего текст.

Надиктованный текст в любом случае необходимо перепроверять и производить необходимую корректировку.

При этом все равно, благодаря функции «Голосовой ввод» итоговая скорость работы с текстами заметно увеличивается.

Кроме того, бывают случаи, когда печатать совсем неудобно, и гораздо проще надиктовать свои мысли, чтобы они были зафиксированы в текстовом формате.

Приложение для смартфона «Гугл документы»

Кроме основной версии сервиса можно использовать и приложение для смартфона «Google Документы», скачать которое можно в «Гугл Плей».

Установленное приложение позволит производить все необходимые действия с мобильного устройства, что очень удобно.

История изменений Гугл документа

Очень удобная функция «История версий», суть которой заключается в сохранении всех изменений в файле.

К примеру, если писатель пишет статью, книгу и в процессе работы к нему приходит понимание, что на каком-то этапе была более удачная формулировка, но вспомнить дословно что и как было крайне сложно.

В этом случае пригодится функция «История версий», используя которую можно просмотреть хронологию изменений написанного текста и при необходимости вернуть все к желаемому варианту, который можно выбрать в один клик мышкой.

Перевод Гугл Документов на другой язык

В Google Docs при необходимости можно легко и быстро перевести весь текст на любой язык.

Данная функция расположена в разделе «Инструменты» — «Перевести», нужно будет только написать название нового файла, и буквально в три клика текст будет переведен на выбранный язык.

Новый документ откроется в другом окне и будет автоматически сохранен на Google Drive.

Заключение

В данной статье описаны только основные функциональные возможности, которые являются наиболее востребованными пользователями.

И даже их вполне достаточно для того, чтобы каждый читатель смог понять, что Гугл документы это очень полезный и удобный онлайн-сервис, использование которого намного упрощает работу в Интернете и не только.