Гугл документы это. Обзор возможностей

Гугл документы это бесплатный онлайн сервис, являющийся аналогом офисных программ «Майкрософт», в котором можно также создавать, редактировать текстовые файлы, таблицы Excel, презентации и опросы.

Многие пользователи по достоинству оценили все возможности этого виртуального помощника, который заменил им программы Microsoft Office.

Гугл документы это

Из данной статьи вы узнаете об основных преимуществах использования сервиса Google Doc с самого начала.

Вход в Гугл документы

Вход в сервис Гугл Документы возможен только через авторизацию по почтовому ящику в Gmail.

Поэтому для начала использования Google Docs необходимо иметь почтовый ящик в Gmail или завести его.

После входа в сервис будет представлена возможность пройти краткий экскурс по его функционалу, который более подробно описан в данной статье ниже.

Важно!

Работать в сервисе Гугл Докс необходимо именно в браузере Chrome. В других браузерах функциональные возможности значительно урезаны.

Меню Google Docs

Меню Гугл Докс находится в левом верхнем углу в виде трех горизонтальных полосок.

Через меню можно перейти к созданию нового документа любого имеющегося формата, произвести необходимые настройки, обратиться к справочной информации по сервису, оставить свой отзыв или зайти на Гугл Диск.

МенюПри необходимости на Гугл Диск можно загружать документы форматов Microsoft Office и редактировать их в онлайн режиме.

Шаблоны Гугл документов

Для удобства работы сервис предоставляет возможность выбрать подходящий шаблон, на основе которого можно создавать свои документы.

Шаблоны для текстовых документов

Текстовые файлы – наиболее часто используют в работе специалисты любой сферы деятельности.

В Google Docs по умолчанию имеются следующие шаблоны:

  • резюме;
  • письмо;
  • проектное предложение;
  • брошюру;
  • доклад;
  • план совещания;
  • рецепты;
  • рассылку;
  • план урока.

Также можно создавать любую статью без шаблона и настраивать все необходимые параметры на свое усмотрение.

В работе с текстовым документом доступны все необходимые команды по аналогии с программой Word, например такие как:

  • вставка изображения;
  • вставка ссылки;
  • вставка таблицы;
  • выравнивание;
  • список;
  • шрифт;
  • размер, цвет шрифта и др.

Функциональные возможности онлайн-сервиса позволяют создавать любые тексты и статьи также как и в программе «Ворд».

Панель управления текстового редактора

Созданные файлы можно скачать в формате DOCX и открывать их на компьютере в программе «Microsoft Word», также можно их скачивать в других форматах, указанных на скриншоте.

Доступные форматы для скачивания

Шаблоны таблиц

С таблицами, как правило, большинство пользователей работает гораздо реже, но и здесь имеются свои шаблоны.

  • список дел;
  • годовой семейный бюджет;
  • месячный бюджет;
  • календарь;
  • список дел;
  • ежедневник;
  • план поездки;
  • планировщик свадьбы;
  • состав команды;
  • сравнительная таблица (плюсы и минусы);
  • счет;
  • табель учета рабочего времени;
  • финансовый отчет;
  • заказ на поставку и др.

Использование готовых шаблонов намного упрощает работу с таблицами, в которых уже встроены необходимые формулы.

Созданные таблицы можно скачивать в формате XLSX и открывать на компьютере в программе «Microsoft Excel», также доступны другие форматы для скачивания.

Доступные форматы для скачивания таблиц

Шаблоны презентаций

В Гугл документах также имеются готовые шаблоны презентаций, которые предназначены для определенных тематик, таких как:

  • фотоальбом;
  • свадьба;
  • книга рецептов;
  • портфолио;
  • лукбук;
  • приглашение на праздник;
  • проектное предложение;
  • план урока;
  • словарные карточки и др.

Созданные презентации можно сохранить в формате Microsoft PowerPoint (.pptx) и любом другом (см. скриншот).

Доступные форматы для скачивания презентаций

Панель инструментов для редактирования презентаций имеет много возможностей, которые можно сравнить с программой Microsoft PowerPoint, что позволяет создавать практически любые желаемые документы в этом формате.

Шаблоны форм

Шаблоны форм можно использовать в различных ситуациях от личных до профессиональных, например, пользователю гораздо удобнее заполнять бриф созданные именно в Google Forms.

Эти формы легко создавать, они интуитивно понятные, их не нужно скачивать к себе на компьютер, и они абсолютно бесплатны.

Здесь есть такие шаблоны как:

  • контактная информация;
  • время встречи;
  • приглашение на вечеринку;
  • заказ товара;
  • регистрация на мероприятие;
  • отзыв о мероприятии;
  • форма заказа;
  • заказ работ;
  • отзыв клиента;
  • анкеты;
  • тестирование;
  • оценка курса и др.

Готовые шаблоны очень помогают организовать работу в Интернете, получить обратную связь от подписчиков, клиентов.

Также Гугл формы можно использовать для сбора контактных данных посетителей сайта.

Сохранение документов

Гугл документы это виртуальный офис, доступ к которому возможен с любого устройства, имеющего выход в Интернет.

Все созданные файлы в Google Docs находятся в виртуальном пространстве на Гугл Диске, называемом «Облако», это дает возможность работать с ними в любое удобное время.

Каждый документ и каждое исправление сразу сохраняется в автоматическом режиме.

В Google Docs не требуется делать лишних движений для сохранности документа, и можно не беспокоиться за сохранение изменений.

Все ранее созданные документы в аккаунте можно просмотреть, нажав на иконку в виде папки, расположенную в правом нижнем углу.

Просмотр всех имеющихся документов

Когда файлов в аккаунте слишком много становится затруднительно найти нужный, на этот случай для удобства имеется строка поиска файлов, в которую нужно вводить название искомого документа.

Поиск нужного документа

ПРИМЕЧАНИЕ:

Все файлы необходимо называть максимально понятным именем, это в дальнейшем позволит легко их найти.

Доступ к файлам на Гугл Докс

Доступ к каждому файлу, расположенному на Гугл Докс можно настроить в зависимости от потребностей.

Так можно сделать доступ к Гугл документам для:

  1. просмотра;
  2. комментирования;
  3. редактирования.

Доступ к файлам возможно настроить по следующим критериям:

  • к отдельному файлу;
  • к папке, в которой несколько файлов;
  • открытый (для всех);
  • только избранным пользователям;
  • только для просмотра;
  • для просмотра и редактирования;
  • для совместной работы.

Настройки доступа позволяют работать совместно с подчиненными, коллегами, партнерами, заказчиками и т.п.

При необходимости в документе можно оставлять комментарии, замечания и делать любые пометки, адресованные другому человеку, чтобы он произвел какие-то исправления или доработки.

Это очень облегчает процесс взаимодействия, и сокращает время на работу с документами, т.к. не требуется созваниваться, вести переписку, объяснять, что, где и как исправить.
Все необходимое можно сразу указать непосредственно в самом документе.

Голосовой ввод текста

В Гугл Докс есть возможность надиктовать текст через звукозаписывающее устройство, для этого достаточно настроить микрофон и включить функцию «Голосовой ввод».

Алгоритмы сервиса отлично справляются с фиксацией всех букв, слов, если необходимо в тексте поставить знак препинания, то его необходимо озвучить: «запятая», «точка», «тире» и т.п.

По сути это электронный наборщик текста, точно выполняющий все команды, качество и быстрота работы которого зависит только о скорости соединения с Интернетом, и четкости дикции человека, диктующего текст.

Надиктованный текст в любом случае необходимо перепроверять и производить необходимую корректировку.

При этом все равно, благодаря функции «Голосовой ввод» итоговая скорость работы с текстами заметно увеличивается.

Кроме того, бывают случаи, когда печатать совсем неудобно, и гораздо проще надиктовать свои мысли, чтобы они были зафиксированы в текстовом формате.

Приложение для смартфона «Гугл документы»

Кроме основной версии сервиса можно использовать и приложение для смартфона «Google Документы», скачать которое можно в «Гугл Плей».

Установленное приложение позволит производить все необходимые действия с мобильного устройства, что очень удобно.

История изменений Гугл документа

Очень удобная функция «История версий», суть которой заключается в сохранении всех изменений в файле.

К примеру, если писатель пишет статью, книгу и в процессе работы к нему приходит понимание, что на каком-то этапе была более удачная формулировка, но вспомнить дословно что и как было крайне сложно.

В этом случае пригодится функция «История версий», используя которую можно просмотреть хронологию изменений написанного текста и при необходимости вернуть все к желаемому варианту, который можно выбрать в один клик мышкой.

История изменений файла

Перевод Гугл Документов на другой язык

В Google Docs при необходимости можно легко и быстро перевести весь текст на любой язык.

Данная функция расположена в разделе «Инструменты» — «Перевести», нужно будет только написать название нового файла, и буквально в три клика текст будет переведен на выбранный язык.

Новый документ откроется в другом окне и будет автоматически сохранен на Google Drive.

Заключение

В данной статье описаны только основные функциональные возможности, которые являются наиболее востребованными пользователями.

И даже их вполне достаточно для того, чтобы каждый читатель смог понять, что Гугл документы это очень полезный и удобный онлайн-сервис, использование которого намного упрощает работу в Интернете и не только.

Оцените статью
Сайт о заработке в Интернете
Добавить комментарий

5 × 5 =